Curso: automatiza tu negocio con IA — Zapier, Make y n8n para autónomos y pymes

Curso práctico para autónomos y pymes: automatiza tareas repetitivas combinando automatización clásica e inteligencia artificial, sin programar. Incluye tres tutoriales completos con cada herramienta principal, prompts listos para copiar y enlaces a la documentación oficial.

Lección 1. Qué automatizar primero (y qué no)

Automatizar mal un proceso caótico solo produce caos más rápido. Antes de abrir ninguna herramienta, haz este diagnóstico.

Paso 1. Lista de tareas repetitivas

Durante una semana, apunta cada tarea que repites. Para cada una, puntúa del 1 al 5:

• Frecuencia: ¿cuántas veces a la semana?
• Tiempo: ¿cuánto te ocupa cada vez?
• Dolor: ¿es aburrida o propensa a errores?
• Claridad: ¿se puede describir en pasos fijos?

Multiplica las cuatro cifras. Empieza por la tarea con mayor puntuación.

Buenas candidatas

• Copiar datos de un formulario al CRM o a una hoja de cálculo.
• Guardar facturas que llegan por email y anotarlas.
• Avisar al equipo cuando entra un pedido o un cliente importante.
• Responder emails frecuentes con un borrador para revisar.
• Publicar el mismo contenido en varias redes.
• Recordatorios de citas, renovaciones y cobros.

Malas candidatas (de momento)

• Procesos que cambian cada vez o dependen de criterio experto.
• Tareas que haces una vez al año.
• Decisiones con impacto legal o económico importante sin revisión humana.

↑ Volver al índice

Lección 2. Elige tu herramienta: Zapier, Make o n8n

	Zapier	Make	n8n
Facilidad	La más sencilla	Visual, curva media	Más técnica
Integraciones	Miles de apps	Miles de apps	Cientos + cualquier API
IA	Pasos de IA integrados	Módulos de IA y de OpenAI, Anthropic, Gemini	Nodos de agente de IA muy completos
Precio	Plan gratuito limitado; pago por tareas	Plan gratuito; pago por operaciones	Nube de pago con prueba; autoalojado gratuito
Ideal para	Empezar hoy	Flujos con muchos pasos a buen precio	Control de datos y agentes avanzados

Revisa los precios actualizados en la web de cada herramienta; cambian con frecuencia.

Conceptos comunes a las tres

• Disparador (trigger): el evento que inicia el flujo: un email nuevo, un formulario enviado, una hora concreta.
• Acción: lo que ocurre después: crear una fila, enviar un mensaje, llamar a una IA.
• Mapeo de datos: usar los datos de un paso en el siguiente (por ejemplo, el email del cliente en el campo «Email» del CRM).
• Prueba: ejecutar cada paso con datos de ejemplo antes de activarlo.

↑ Volver al índice

Lección 3. Tutorial 1 (Zapier): leads del formulario al CRM, cualificados por IA

Objetivo: cada vez que alguien rellena el formulario de tu web, la IA lo clasifica como caliente, templado o frío, se guarda en una hoja de Google y, si es caliente, recibes un aviso.

Lo que necesitas

• Cuenta en Zapier.
• Un formulario (Google Forms, Typeform, el de tu web…) y una hoja de Google Sheets con columnas: Fecha, Nombre, Email, Mensaje, Clasificación, Resumen.

Pasos

1. Crea el Zap: en el panel de Zapier, crea un Zap nuevo.
2. Disparador: elige la app de tu formulario (por ejemplo, Google Forms) y el evento «nueva respuesta». Conecta tu cuenta y pulsa Test para traer una respuesta de ejemplo (rellena antes el formulario tú mismo).
3. Paso de IA: añade una acción de IA (el paso de IA de Zapier o la app de OpenAI, Anthropic o Gemini). Usa este prompt, mapeando el mensaje del formulario:

Eres el responsable comercial de [tu empresa], que vende [producto/servicio].
Clasifica este contacto como CALIENTE (quiere comprar pronto y encaja), TEMPLADO (interés pero sin urgencia) o FRÍO (no encaja o solo curiosidad).
Responde exactamente en este formato:
CLASIFICACION: 
RESUMEN: 

Mensaje del contacto:
{{mensaje}}

4. Guarda en la hoja: acción Google Sheets, «crear fila». Mapea fecha, nombre, email, mensaje y el resultado de la IA.
5. Filtro: añade un paso de filtro que continúe solo si el texto de la IA contiene «CALIENTE».
6. Aviso: acción Gmail (o Slack, o WhatsApp Business si tienes integración) para enviarte «Lead caliente: {{nombre}} – {{resumen}}».
7. Prueba cada paso y, cuando todo funcione, publica el Zap. Solo procesará respuestas nuevas a partir de ese momento.

↑ Volver al índice

Lección 4. Tutorial 2 (Make): facturas del email a Drive y a tu hoja de gastos

Objetivo: cuando llega un email con una factura en PDF, se guarda en Google Drive con un nombre ordenado y la IA extrae los datos a tu hoja de gastos.

Lo que necesitas

• Cuenta en Make.
• Una carpeta de Drive «Facturas 2026» y una hoja con columnas: Fecha, Proveedor, Nº factura, Base, IVA, Total, Enlace.
• Una cuenta de IA con API (OpenAI, Anthropic o Google) o el módulo de IA propio de Make.

Pasos

1. Crea un escenario nuevo en Make.
2. Módulo Gmail → «Watch emails»: filtra por emails con adjunto y la palabra «factura» en el asunto o el cuerpo. Consejo: crea en Gmail una etiqueta «Facturas» con un filtro y vigila esa etiqueta.
3. Iterador de adjuntos: para procesar cada PDF por separado.
4. Módulo de IA: envía el PDF (o su texto) con este prompt:

Extrae de esta factura los siguientes datos y devuelve SOLO un JSON válido:
{"fecha":"AAAA-MM-DD","proveedor":"","numero":"","base":0.00,"iva":0.00,"total":0.00}
Si un dato no aparece, usa null. No inventes valores.

5. Parse JSON: convierte la respuesta en campos que puedas mapear.
6. Google Drive → subir archivo: nombre {{fecha}}_{{proveedor}}_{{total}}.pdf en la carpeta «Facturas 2026».
7. Google Sheets → añadir fila con los datos y el enlace al archivo.
8. Pulsa Run once y envíate una factura de prueba. Revisa cada módulo (burbujas de resultado) y corrige lo que falle.
9. Activa la programación (por ejemplo, cada 15 minutos).

↑ Volver al índice

Lección 5. Tutorial 3 (n8n): un agente que redacta respuestas a reseñas

Objetivo: un agente de IA en n8n que recibe reseñas, redacta una respuesta con el tono de tu marca y te la envía para aprobar.

Instala n8n (dos opciones)

• En la nube: crea una cuenta en n8n.io (tiene prueba gratuita).
• En tu ordenador (gratis): con Node.js entre las versiones 20.19 y 24 instalado, ejecuta:

npx n8n
# abre en el navegador: http://localhost:5678

Para uso continuo en un servidor, la documentación oficial recomienda Docker.

Construye el flujo

1. Disparador: para practicar, usa un Chat Trigger (podrás pegar reseñas en un chat de prueba). En producción, sustitúyelo por el disparador de tu plataforma de reseñas, un formulario o un email.
2. Nodo AI Agent: añádelo tras el disparador y conecta un modelo de chat (OpenAI, Anthropic o Gemini) creando la credencial con tu clave de API.
3. Instrucciones del agente (system message):

Eres el responsable de atención al cliente de [negocio]. Redactas respuestas a reseñas.
- Tono cercano y profesional, de tú, sin emojis.
- Reseña positiva: agradece mencionando algo concreto que diga el cliente. Máximo 50 palabras.
- Reseña negativa: pide disculpas sin excusas, ofrece solución y pide que escriba a [email]. Máximo 80 palabras.
- Nunca prometas descuentos ni compensaciones.
- Nunca menciones datos personales del cliente.

4. Aprobación humana: añade un nodo de Gmail o Slack que te envíe la reseña y el borrador. n8n permite esperar tu respuesta antes de seguir (nodos de espera o de aprobación).
5. Prueba con 5 reseñas reales (positivas y negativas) desde el chat de prueba y ajusta las instrucciones.
6. Activa el flujo.

Guías oficiales: agentes en n8n · ejemplos de IA.

↑ Volver al índice

Lección 6. Puesta en producción: mantenimiento, costes y RGPD

Antes de activar un flujo

• Pruébalo con al menos 10 casos reales, incluidos casos raros (email sin adjunto, formulario incompleto).
• Define qué pasa si falla: activa las notificaciones de error de la herramienta.
• Documenta el flujo en una línea: qué hace, quién lo mantiene y dónde se ve el historial.

Costes

• Zapier cobra por tareas, Make por operaciones y la nube de n8n por ejecuciones. Un flujo con muchos pasos que se ejecuta cada minuto puede agotar un plan rápidamente.
• La IA se paga aparte si usas tu propia clave de API. Usa modelos baratos (GPT-6 Luna, Gemini 3.8 Flash, Claude Haiku) para clasificar y extraer datos.
• Revisa el consumo la primera semana.

Protección de datos (RGPD)

• Minimiza: envía a la IA solo lo necesario.
• Comprueba dónde procesan los datos tus proveedores y firma sus acuerdos de encargado del tratamiento.
• Informa en tu política de privacidad del uso de herramientas automatizadas.
• n8n autoalojado te permite que los datos no salgan de tu servidor (salvo lo que envíes a la IA).

¿Quieres ir más allá de flujos fijos? Aprende a crear agentes que deciden por sí mismos en el curso de agentes de IA.

↑ Volver al índice

Test de repaso

Comprueba lo que has aprendido. Pulsa en cada pregunta para ver la respuesta.

1. ¿Qué cuatro criterios usas para decidir qué automatizar primero?

Frecuencia, tiempo, dolor (errores o aburrimiento) y claridad del proceso.

2. ¿Qué es un disparador (trigger)?

El evento que inicia la automatización: un email, un formulario, una hora concreta…

3. ¿Por qué pedir a la IA que devuelva un JSON al extraer datos de facturas?

Porque así la respuesta tiene un formato fijo que la herramienta puede convertir en campos y mapear sin errores.

4. ¿Cómo arrancas n8n en tu ordenador para probarlo?

Con Node.js instalado, ejecutando npx n8n y abriendo http://localhost:5678.

5. ¿Qué harías antes de publicar respuestas a reseñas generadas por IA?

Añadir una aprobación humana: el borrador te llega para revisarlo antes de publicarlo.

Recursos y enlaces

• Zapier – cómo crear un Zap — guía oficial
• Make — plataforma de automatización visual
• Make Academy — cursos oficiales gratuitos
• n8n — automatización con agentes de IA
• n8n – instalación — opciones oficiales
• n8n – agentes
• Plantillas de n8n — miles de flujos listos para importar
• Node.js — necesario para n8n en local

🎓 ¡Curso completado! Complementa lo aprendido con el curso AI Act para pymes, para usar la IA cumpliendo la normativa.